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中小企業の業務効率化にオススメ!無料ITツール5選(基本編)

こんにちは!加藤です。 
皆様ご承知のとおり、IT技術は日進月歩で進化しており、情報を集めていても全然追いつけません(笑) 
しかししかし!中小企業経営をされる方々にはより効率的・効果的に運営ができるツールが続々出ています!しかも無料で!これは使わにゃもったいナイ!
ということで今回は、スタートアップ企業も含めて、個人事業主・中小企業にオススメのITツールを5個、ご紹介いたします!
選定のポイント
1.無料!コストを抑えて効率化!(将来的、または機能UPで有料になる可能性あり)
2.僕自身も使用している、または使用したことがある
3.会社の業務効率化に焦点を当てている
4.クラウドサービス(インターネットとPCがあればどこでも使える!)
利用上の注意点としては、ツールのセキュリティが挙げられます。社内のデータをクラウド上で扱うため、ID、パスワード管理や、ログアウト等をしっかりしましょう。
すでにご利用中のツールもあるかと思いますが、おさらいとして見ていただければと思います!
何と言ってもコレは外せません!15GBのストレージ(データ保管庫)だけでなく、文書作成(ワードみたいな)、表計算(エクセルみたいな)、スライド作成(パワポみたいな)が全部できちゃう!しかもクラウドなので保存し忘れなし!機能もどんどん拡張してきており、Office製品を使い慣れている方でもすぐ慣れます。ネットなので共有も簡単、同時にリアルタイムで閲覧したり編集したりできます。僕もレポート作成や社内のプロジェクト進捗・マーケティング管理などでフルに利用しています!
チャットワークは、チームメンバーの連絡・ファイルの共有を行う「社内会議」コミュニケーションツールです。LINEの企業版といったイメージでしょうか。プロジェクトやテーマ毎に掲示版のようなものを作成、メンバーを選定し、チャット形式で会ミーティングができます。KFSでは、「業務連絡」、「営業」、「雑談」などに分けて、連絡事項や事業アイデアなどを共有しています。タイムライン形式なので、前に話したことがどんどん埋もれてしまいますが、検索ですぐに呼び出すことができます。スマホでアプリもダウンロードでき、メッセージが届くとお知らせが届きます。そのうちお客様との普段のやりとりもこちらですることができれば、新しいコンサルティングのスタイルができるのではないかと思っています!
エバーノートはあらゆる情報を記録するためのツールです。Windowsのアクセサリにある「メモ」や「Word」でメモをしていることも多いと思いますが、私は「書く」ときはまずエバーノートに書きます。いわば、脳内をテキスト化するときに使うものです。スマホと会社用PC、自宅PCと連動しているので、どこでも見られる、すぐに呼び出せるところが超快適です。使い方としては、ヒアリングや会議メモはもちろん、本のレビュー、ビジネスアイデアは思いついたらすぐここに、ネット上で気になる記事があったらすぐここに。ちなみにこのブログの下書きもエバーノートを利用しています。ノートブックという機能で、カテゴリ分けもできて、機能満点です。
もう手帳がいらなくなるくらいです。文字どおりWebカレンダーでございます。仕事もプライベートも、全てのスケジュールはこちらに入っています(別アカウントで)。リマインダー機能はもちろん、スケジュールの共有設定をすればチームメンバーのスケジュールも管理できます。前に勤めていた会社では、会議室や応接室利用スケジュールも受付の方と共有して管理していたため、時間がかぶるなどのミスを防ぐことができていました。さらに、カレンダー上にTODOリストを記載することができます。もう思いつく限りの機能が搭載されています。最近はTodoリストをチェックして、「完了」表示されることが病みつきになっています笑
ガントチャートは聞いたことがございますでしょうか?プロジェクトのタスクとメンバー、期限を視覚的に視覚的に表す棒グラフのことで、プロジェクト管理を効率的にすすめることができます。主にシステムエンジニアの方などが使用されているようですが、そうでなくても求める成果物と期限が決まっていれば、ガントチャートを利用することで、誰が、何を、いつまでに、どの順番でするのかが「見える化」され、着実な成果をもたらすことができるでしょう。このようなプロジェクト管理ツールは世に多く出回っていますが、Gantterは、クラウドで無料、管理に必要十分な機能が備わっています。Googleクロームの拡張機能からGantter for Google Driveをダウンロードすることで、GoogleDriveと連携して使用することができます。慣れればその良さがじわじわわかると思いますので、是非一度お試しを!
いかがでしたでしょうか。もうほとんど利用されているツールばかりだったかもしれませんね。またどんどん新しいサービスを試してみて、お伝えいたします! 次回は、管理系以外の無料ITサービス(基本編)をお送りします!
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